Adab Email

Photo by Torsten Dettlaff from Pexels

Siang tadi saya kaget menerima sebuah email berisi invoice.  Bukan nomimal invoice-nya yang bikin kaget, sudah tahu kok hahahahaaa..... Yang membuat kaget adalah karena pengirim email bukanlah person in charge, yaitu sales, melainkan rekan kerjanya di bagian lain. Sedangkan person in charge ada di bagian cc.  Karena itu bukan pekerjaannya sehari-hari, email pun tampil kacau karena merupakan forward email saya untuk subject lain. Yang lebih membuat dahi saya berkerut adalah karena email tersebut di cc ke manajer marketing dan ke direktur. Huah! Masa direktur sampai harus di cc untuk nomimal yang hanya sekitar ratusan ribu saja, sedangkan omset perusahaan tersebut sudah ratusan juta per bulan? Tidak perlu naluri setajam detektif untuk mengendus, pasti ada sesuatu.

Email adalah salah satu sarana komunikasi cepat yang selain bisa membuat pekerjaan kita beres, bisa juga membuat hidup kita berantakan. Ingat peristiwa Prita yang dipenjara gara-gara email, kan? Karenanya, sebelum kita mengirim email, tempatkan posisi kita sebagai penerima. Senang atau tidak menerima email seperti itu?

Email pribadi tidak sama dengan email yang mengatasnamakan perusahaan, organisasi, instansi atau brand. Meski email pribadi lebih bebas, hati-hatilah terhadap penyebaran email tanpa sepengetahuan kita seperti peristiwa Prita. Orang yang kita kirimi email bisa dengan mudah memencet tombol forward tanpa memikirkan konsekuensinya terhadap diri kita sebagai pengirim pertama.

Email yang mewakili institusi tentu jauh berbeda karena yang tampak hanya SOP institusi tersebut, bukan personality si pengirim email. Meskipun tak semua institusi memberikan SOP yang jelas, atau bahkan pelatihan berkomunikasi melalui email, tapi setidaknya hal-hal dibawah ini perlu diperhatikan:

1. Buka email dengan sapaan yang sopan. Jika sudah kenal, boleh sedikit akrab dengan "Dear .....".


2. Akhiri email dengan salam, nama jelas kita, posisi kita dalam institusi tersebut dan alamat (bisa website atau alamat kantor beserta telepon). Manfaatkan sarana "signature" di email supaya lebih praktis dan menghindari lupa.


3. Selalu isi kolom subject untuk memudahkan kita maupun penerima mencari email yang akan di respon.


4. To adalah kolom penerima yang kita tuju. Jika kita mengisi enam orang, maka enam orang tersebut memiliki keterlibatan yang sama terhadap subject email.


5. Cc adalah kolom untuk orang-orang yang bekerja sama atau men-supervisi kita, tapi keterlibatannya hanya sekedar mengetahui. Batasi cc hanya yang berhubungan langsung dengan subject email kita untuk menjaga kenyamanan penerima email.


6. Bcc adalah kolom untuk orang-orang yang kita kirimi email secara serentak tapi satu dengan yang lain tidak mengetahui jika kita mengirim email yang sama.


7. Balas semua email yang ada hubungannya dengan posisi atau pekerjaan kita. Jika ada yang membutuhkan pembahasan lebih lanjut dengan bagian lain, tetap balas terlebih dulu email tersebut sebagai semacam tanda terima dan janjikan akan merespon email itu kembali setelah pembahasan selesai.


8. Balas email sesuai dengan subject-nya. Jangan asal balas emata-mata karena pengirimnya sama.


9. Tampilan email tidak seperti word, maka dari itu biasakan enter berdasarkan poin-poin, bukan berdasarkan paragraf. Paragraf yang panjang membuat penerima email kehilangan fokus.


10. Jika ada attachment, sebutkan di badan email, apa saja yang kita attach.

Nah, sekarang kembali ke email invoice diatas. Ketika saya membaca email tersebut, kesan saya adalah bahwa person in charge sedang dalam krisis kepercayaan sehingga sudah tugasnya diambil alih, masih diawasi sampai tingkat direktur. Bahkan sempat pula terlintas, jangan-jangan yang bersangkutan dicurigai berkolusi dengan saya hahahaaa....

Apapun itu, urusan dapur perusahaan seharusnya tidak tersirat di email.

Ada yang mau menambahkan tips diatas? Atau ada yang pengin saya kirimi email? Heheheee....