Tip Memilih Lokasi Kopdar, Arisan, Kelas atau Workshop Ibu-ibu

Lokasi arisan, gathering, kelas atau workshop terbatas itu sekarang sedang laris dicari komunitas untuk event insidentil atau pertemuan rutin mereka.

Photo: unsplash.com

Jamannya sudah jaman komunitas. Orang berkumpul sesuai dengan minatnya, untuk berbagi pengetahuan, pengembangan diri dan menambah semangat. Sayangnya, ruang publik (yang gratis) makin terbatas, rumah-rumah makin kecil untuk berkumpul dan makin jauh dari kota yang strategis, serta waktu juga terbatas. Mencari lokasi yang sesuai untuk semua peserta memang jadi keunikan tersendiri, kalau tidak bisa saya sebut bikin pusing sendiri. 

Jaman dulu, waktu diajak arisan para pemilik lapak temporer di mall, saya keberatan karena lokasinya selalu di restoran untuk kelas menengah keatas. Memang sih untuk mengakrabkan, tapi kalau rutin ya tekor juga. Sekarang, saya malah ikut acara-acara rutin terbatas seperti itu untuk bersama berbagai komunitas. Kadang membayar sendiri, kadang iuran. Sering pula ada dress code. Sehingga pengeluaran yang saya tolak jaman dulu bukan apa-apanya dibandingkan dengan pengeluaran saya sekarang. Ketika saya menulis ini, saya kaget sendiri bagaimana gaya hidup saya telah berubah banyak.

Seringkali kita sulit mencegah pengeluaran yang besar jika sudah berada dalam suatu kelompok. Ngikut saja. Padahal sebenarnya kendali ada pada diri kita. Kalau dirasa terlalu mahal dan tidak terlalu mendesak, ya tidak usah ikut. Kalau dirasa terlalu mahal tapi penting, siasati dengan tidak memesan apa-apa atau memesan minum saja jika konsumsi membayar sendiri-sendiri. Prinsipnya, jika kegiatan tersebut berbiaya dan rutin, harus membawa manfaat bagi kita, lebih dari sekedar bergaul. Kalau cuma untuk gaul, tamu-tamuan dirumah aja deh. Kalau insidentil, nggak apa-apalah buat refreshing.

1. Sesuaikan dengan tujuan event. Misalnya diniatkan untuk workshop blogging, berarti minimal harus mencari tempat dengan meja kursi nyaman, colokan banyak dan free wifi. Seringkali kita juga butuh mini proyektor, pengeras suara dan papan tulis. Banyak hotel yang menyediakan fasilitas tersebut. Sedangkan untuk cafe dan resto yang ada ruang pertemuannya, banyak yang tidak menyediakan papan tulis. Khusus untuk free wifi, pastikan berfungsi dengan baik, karena banyak cafe yang menulis free wifi tapi tak pernah bisa digunakan. 

Kalau untuk gathering, berarti ruangannya harus leluasa untuk mengakrabkan diri. Jaman sekarang penting banget tempat yang instagrammable jika kopdar agar kenang-kenangannya indah. Bagus sekali jika memilih outdoor, misalnya di pantai, pemancingan atau taman.

Untuk kepentingan ceramah, dialog atau diskusi, nggak ada salahnya mencari restoran yang bisa untuk selonjoran alias lesehan agara suasana lebih santai dan dialog mengalir. Jika kondisi rumah memungkinkan dan bisa dijangkau semua peserta, bisa juga menjadi pilihan.

Ruangan Arisan Ilmu Solo di sebuah restoran yang nyaman untuk belajar.

2. Private room atau public area? Gunakan no 1 sebagai panduan untuk tip-tip selanjutnya. Untuk workshop, lebih baik di private room. Memang tidak harus se-tertutup ruang meeting, bisa juga di gazobe tempat pemancingan. Yang jelas harus terpisah dari pengunjung umum agar konsentrasi tidak buyar. Demikian pula jika membutuhkan audio. Meskipun pengelola resto tidak keberatan, tapi bisa saja ada peserta yang kurang nyaman dengan privacy yang tidak terjaga sama sekali. Belum lagi kalau workshop ibu-ibu tapi bawa anak-anak kecil. Kemungkinan terdistraksi oleh suasana lain sangat tinggi. Si ibu tak bisa belajar.

Jika hidangan dalam bentuk prasaman, sebaiknya dipisahkan dari pengunjung lain karena peserta akan makan sesuai dengan jadwal acara. Nggak enak banget ya, rombongan kita makan sementara kondisi meja prasmanan sudah acak-acakan keduluan tamu-tamu umum, bahkan beberapa menu sudah habis.
Public area hanya cocok untuk acara arisan atau gathering yang sifatnya hanya santai atau bersenang-senang saja.

3. Makan apa? Penting mana makan atau ilmu? Hidup untuk makan atau makan untuk hidup? Hehehee....  Sesuaikan saja dengan no 1. Kalau tujuannya untuk belajar, yang penting tentusaja lokasi yang menunjang keperluan belajar. Kalau untuk ngumpul seru, tentu makanan harus ngehits. Selain itu, pengaturan flow makanan juga menjadi sangat bergantung dengan tujuan event diatas. 

Contohnya ketika saya datang ke Arisan Ilmu KEB Semarang di sebuah resto, meja prasmanan makanan diletakkan diluar ruangan agar peserta menyimak ilmu yang diberikan. Paling minum yang ada di meja agar tidak kehausan. Setelah materi selesai, barulah peserta mengambil makanan dan semua bisa menikmati makanan tersebut dengan tenang. Sedangkan di Arisan Ilmu Solo, makanan dihidangkan setelah materi selesai. Dengan begini, konsentrasi peserta tidak terganggu.

Untuk suasana yang lebih kekeluargaan misalnya halal bihalal KEB Jogja yang pernah diadakan dirumah mak Ida yang sangat luas. Hidangan potluck dibawa oleh masing-masing peserta sesuai dengan kemampuan. Suasana akrab terjalin dan acara tersebut tidak membebani.

Sedangkan jika bayar sendiri-sendiri, yang repot kasirnya, gak usah gengsi, tapi sebelumnya kita harus konfirmasi dulu agar bill dipisahkan. Cara ini membuat kita bisa menyesuaikan dengan budget gaul masing-masing. Memang sih, nanti pas sudah selesai akan terjadi keribetan kecil antri membayar. Tapi ya, masa dengan teman sendiri nggak bisa tertib?

Memangnya budget makan yang wajar itu berapa? Itu tergantung tingkat ketebalan dompet masing-masing. Sebagai ukuran di Jogja, Arisan Ilmu di sebuah hotel lalu Rp 50.000,- sudah all you can eat dan free untuk balita, serta dibantu fasilitas untuk presentasi. Untuk cafe mungkin lebih mahal ya, karena sepiring spaghetti carbonara aja sudah Rp 35.000, belum minum, belum tax. Paling aman, bikin polling aja supaya tahu kemampuan peserta, kecuali kalau itu workshop berbayar. Untuk workshop berbayar kan terserah panitia.

Lesehan di KEB Bandung, santai dan akrab.

4. Apakah perlu kid's friendly? Anak tak pernah lepas dari pertimbangan seorang ibu untuk datang ke sebuah acara. Jika sudah disepakati boleh bawa anak, harus dipilih tempat yang ramah anak, yaitu yang luas, bisa untuk main dan ada baby chair. Anak-anak lasak itu bukan selalu karena bandel tapi memang nature anak-anak itu demikian. Mustahil anak-anak diminta duduk anteng menunggu ibunya selesai acara. Ibunya juga pasti akan memilih menitipkan anak dirumah jika anak-anak tak boleh dibawa. Karena itu jika memang sudah disepakati boleh bawa anak, berarti orangtua boleh berharap panitia sudah mempersiapkan kebutuhan minimal anak.

5. Perlu parkir seluas apa? Sekarang ini tanah semakin mahal, banyak cafe lucu tapi parkiran terbatas. Karena itu perhatikan peserta yang menggunakan mobil. Jika yang membawa mobil cukup banyak, pilih cafe atau hotel yang parkirannya luas. Bisa juga lokasi yang meski parkirannya terbatas tapi ada valet untuk membantu parkir peserta.
Jika diadakan dirumah, jangan lupa menyebarkan pengumuman permintaan maaf di group WA penghuni kompleks bahwa pada hari tersebut lalu lintas akan terganggu oleh mobil peserta. Jangan lupa bekerja sama dengan satpam untuk pengaturannya.

6. Mengusahakan tempat gratisan. Selain co-working space, ada beberapa gedung, kantor atau tempat usaha yang meminjamkan ruangannya untuk komunitas. Contohnya di Jogja ada beberapa, yaitu Loop, lantai 3 toko Pands dan sebagainya. Syaratnya tentu ada, mayoritas mengharuskan calon pengguna untuk mengajukan permohonan agar pemilik tempat bisa menentukan jadwal. Tempat-tempat seperti itu biasanya sudah bersih, parkiran tersedia, kadang ada free wifi juga, di tengah kota dan berbagai kemudahan lainnya. Tinggal konsumsi bisa pesan dari tempat lain atau potluck.

Baca: Co-working Space

7. Nyaman di rumah. Selain pengaturan parkir seperti di no 5, lokasi acara juga harus mudah dijangkau oleh peserta yang menggunakaan kendaraan umum. Di rumah, peserta memiliki beberapa keuntungan, terutama bebas dan santai. Karena hidup bertetangga, tentu kita harus tahu diri. Jika menggunakan audio, cukup dengan volume yang bisa didengar didalam rumah saja. Lebih baik meminta tolong satpam atau pemuda setempat untuk mengatur arus mobil dan menjaga sepeda motor jika banyak tamu jauh. Jika ada tamu anak-anak, pastikan halaman rumah tuan rumah cukup untuk mereka bermain agar tidak mengganggu ketenangan tetangga. Jika acara sudah selesai, usahakan menyisihkan hidangan acara tersebut untuk dibagi ke tetangga kanan, kiri dan depan.

Namanya bikin acara atau event, meskipun santai, apalagi serius, itu sama seperti orang mantu. Sebaik apapun persiapannya, tidak akan sempurna. Akan ada kekurangan disana sini, akan ada yang tidak puas. Karena itu, penting banget punya foto wefie yang seru dan kece, supaya yang kurang-kurang itu terlupakan. Heheheee....