Ibu, Bedakan Rapat Dengan Kopdar Yuk, Agar Mufakat Segera Tercapai

Rapat dengan kopdar itu jelas beda dong, makanya yuk kita bedakan, bu.

Seringkali para ibu diundang untuk rapat, entah rapat PKK, rapat orangtua murid atau rapat komunitas. Blogger ibu-ibu sekarang kadang juga diajak rapat dengan brand atau klien kan? Sayangnya, kadang rapat informal diperlakukan kurang penting, sehingga para ibu yang sibuk ini kesal, terus besok lagi tidak mau datang. Coba tanya ke para ibu, memangnya ada yang tidak sibuk? 

Belum lagi ada komentar seperti ini, "Buat apa sih datang? Paling nanti yang ngomong ibu itu, kitanya cuma untuk memenuhi kuorum kehadiran saja."

Tapi begitu diminta berpendapat bilang begini, "Saya sebenarnya tidak setuju. Tapi males ah, kalau ngomong nanti malah ditunjuk disuruh jadi koordinatornya."

Sebenarnya, mau rapat apapun itu, tujuannya kan membuat kesepakatan. Musyarawah untuk mencapai mufakat, kalau kata mata pelajaran PPKN. Dalam proses membuat sebuah kesepakatan itu ada:

• tujuan
• kerangka waktu
• rencana aksi (action plan)
• pelaksanaan
• evaluasi

Sama saja kan dengan rapat-rapat resmi instansi? Bedanya hanya pada nuansa kebersamaan dan reward and punishment-nya. Kalau di rapat RT, nuansanya kekeluargaan, santai dan gotong royong. Tidak ada sanksi jika tak terlaksanan, paling-paling pak RTnya ngelus dada. Sedangkan di instansi atau organisasi, harus ada hierarki yang jelas, terkait tanggung jawab dan pelaksanaan. Ada sanksi jika target tidak tercapai dan bonus menanti jika sukses.

Ibu diundang atau diajak rapat itu berarti kehadiran dan pendapat ibu penting. Sebaliknya, jika ibu yang menjadi pengundang, pastikan hadirin mendapat sambutan yan baik. Dress code, selfie dan ketawa-ketiwi tetap penting seperti kopdar karena itulah pecair suasana untuk mempererat pertemanan atau publikasi networking. Namun tentu ada batasnya, tidak bisa berlebihan seperti kopdar agar tujuan rapat tercapai.

SEBAGAI TAMU UNDANGAN

Undangan disini bukan berarti harus resmi menggunakan sebuah email resmi atau bahkan kartu undangan, melainkan bisa juga melalui kontak langsung. Pastikan saja pengirim undangan tersebut benar-benar cp (contact person) event tersebut. Pernah lo kejadian saya diajak ketemu membahas suatu kreasi. Ternyata teman tersebut juga diajak temannya yang lain, sedangkan temannya tersebut bukan cp-nya, melainkan dihubungi oleh cp acara tersebut. Nah, sudah orang keberapa deh saya? Tentu saja saya jadi kikuk, rapat di lingkungan yang tidak saya kenal dan bukan pula undangan, melainkan diajak teman. 

Mungkin bagi sebagian orang itu tidak masalah, lumayan mendapat kenalan baru. Namun bagi saya itu masalah, karena saya datang kesana utamanya adalah untuk mengemukakan pendapat atau paling tidak mendengarkan sharing dari orang yang seminat dengan saya. Kenalan berada di nomor sekian. Berat ya, ketawa-ketiwi tak berarti dan berharap waktu segera berlalu.

Sebagai tamu undangan, di rapat manapun juga, perhatikan hal-hal berikut ini.

1. Datang tepat waktu. Tak usah pikirkan peserta atau undangan lain yang sering molor, yang penting kita tepat waktu. Dengan tepat waktu, kita berhak pulang jika belum segera dimulai tanpa kepastian. Biasanya saya tetapkan 30 menit menunggu, setelah itu saya akan bertanya kepada pengundang mengapa belum dimulai. Jika pengundang memberikan alasan yang bisa dipahami, saya akan terus menunggu. Tapi jika tidak ada alasan yang jelas atau dengan alasan menunggu kuorum yang tidak jelas kapan terisi, saya akan permisi pulang. Itu juga sekaligus menjadi pernyataan kepada pengundang, jika di lain waktu mengundang saya lagi, harus menyiapkan alasan yang jelas kalau sampai molor. Alhamdulillah tepat waktu sudah menjadi budaya yang baik di masyarakat, terbukti rapat orangtua murid sekarang molor paling-paling 15 menit. Pihak sekolah menyadari betul betapa makin sulitnya mengundang para orangtua yang makin sibuk untuk datang, karena itu yang bisa hadir harus diperlakukan dengan baik.
2. Pilih penampilan yang aman agar fokus dengan rapat, tidak terganggu dengan baju yang kurang nyaman atau hijab yang kemana-mana karena kurang jarum pentul.
3. Untuk rapat di perkantoran, tak perlu heboh menelpon pengundang memberitahukan kedatangan kita dari parkiran. Cukup perkenalkan diri di bagian resepsionist, dan biarkan petugas yang mengurusnnya. Demikian pula, jika rapat di hotel, cukup bertanya pada bell boy atau resepsionist dan mereka akan menunjukkan tempatnya.
4. Sapa, senyum dan salam dengan semua orang yang kita lewati. Semua yang hadir punya hubungan dengan kita, berupa minat atau kepentingan, bahkan juga bisa sependeritaan. Misalnya kita duduk di deretan sebuah geng ibu-ibu yang sudah asik ngobrol, jangan ragu untuk sapa, senyum dan salam, ya. Meski setelahnya tidak diajak ngobrol, tidak masalah. Itu untuk mencairkan suasana bagi diri sendiri saja. Sebaliknya, jika ibu-ibu punya geng heboh, jangan abaikan peserta lain disekitar, ya. Selain tak elok, geng heboh sebenarnya membatasi networking kita sendiri.
5. Bawa selalu kartu nama, meskipun rapat orangtua murid, bukan dengan brand, kartunama penting untuk mengingatkan bahwa kita pernah bertemu. Makin banyak teman, makin banyak rejeki.
6. Hindari berisik sendiri. Sering ini ibu-ibu duduk berderet dengan geng, tidak mendengarkan rapat tapi ngobrol sendiri dengan suara riuh pula.
7. Berpendapat atau bertanyalah yang penting saja, terutama di rapat besar. Masa yang tidak penting ditanyakan? Oiya, ada lo yang seperti itu dan banyak. Belum lagi yang curhat tentang masalah pribadi, yang meski masih ada hubungannya dengan tema rapat tapi tidak bermanfaat bagi peserta lain. Pernah kan mengumpat dalam hati ada pertanyaan yang tidak penting sementara kita terburu-buru ditunggu di tempat lain? Jangan pernah berpikir orang lain seselo kita. Yang sekiranya bisa di googling, langsung saja sambar smartphone. Yang sekiranya bisa dikonsultasikan secara pribadi dengan pimpinan rapat atau narasumber, tunda saja setelah rapat.
8. Selfie boleh banget, terutama untuk rapat dengan brand, klien atau komunitas. Di rapat ibu-ibu RT saja kami selalu foto dengan berbagai gaya. Seru, untuk menambah keakraban. Untuk rapat orangtua murid, lihat-lihat keadaan dulu karena tak semua menganggap selfie baik. Yang perlu diperhatikan, jangan sampai selfie menjadi distraksi ketika orang lain sedang mengemukakan pendapat atau memberi sambutan. Selain tak beretika, juga ngeselin orang yang bicara.
9. Pamit dengan semua orang disekitar, kenal maupun tak kenal. Tambahkan ucapan lain selain terima kasih ketika berpamitan dengan pimpinan rapat, narasumber, moderator dan panitia. Contoh ucapan kepada moderator, "Wah, acaranya jadi hidup berkat moderator keren." Bahkan pada resepsionist dan satpam kantor-pun jangan lupa mengucapkan terima kasih kalau melewati mereka. Untuk rapat dengan brand atau komunitas, tambahkan kata-kata lain yang lebih santai ketika berpamitan setelah mengucapkan terima kasih atas kesempatan bekerjasama dengan mereka. Contoh ucapan kepada wakil brand yang suka ngopi, "Sudah pernah ke kopi klotok? Asik untuk santai lo, suasana pedesaannya asri banget."

Contoh minutes of meeting dari google search.

SEBAGAI PENGUNDANG

Suatu ketika, saya diundang ke suatu acara. Dalam undangan tertera jam 12.00. Berhubung tidak ada urusan lain, saya langsung ke lokasi yang berupa cafe pada jam 11.30. Ternyata oh ternyata, cafe tersebut belum buka, bahkan mobil saya tidak bisa parkir karena pagarnya masih digembok. Bukanya jam 12.00, sama dengan jam undangan. Tentu saja saya kesal dan harus pergi ke tempat lain. Sebagai penyelenggara rapat ataupun acara lain, harus datang lebih awal dari undangan. Jikapun panitia tidak bisa jauh sebelum dimulai, setidaknya ada tempat bagi peserta untuk menunggu jika datang lebih awal. Saya kira datang lebih awal 30 menit cukup layak untuk mendapatkan tempat menunggu yang nyaman meski panitia atau pengundang belum datang.

Karena itu, jika kondisi tersebut dibalik, kita jadi tahu betapa tidak enaknya jika pengundang tidak bisa memberikan sambutan yang baik.

1. Kirim undangan, lengkap dengan rundown rapat yang berisi tema yang harus dibahas dan alokasi waktunya, agar peserta memiliki guideline tentang jalannya rapat, agar fokus sampai dengan keputusan sesuai dengan alokasi waktu tersebut.
2. Siapkan checklist rundown rapat dan daftar peserta, lengkap dengan nomor handphone dan alamat email yang bisa dihubungi untuk mempermudah kontak sebelum, pada saat dan setelah rapat.
3. Cek alat tulis dan peralatan rapat, termasuk koneksi internet jika dibutuhkan.
4. Datang lebih awal. Sebagai pengundang, berarti menjadi tuan rumah dimanapun lokasi rapatnya. Tentu aneh jika bertamu ke rumah kosong. Karena itu, hindari datang terlalu mepet, khawatir di jalan ada berbagai halangan, misalnya jalanan macet atau ban bocor.
5. Sambut para peserta atau tamu dengan ramah. Tambahan sapaan untuk menanyakan kabar mereka ketika datang akan sangat menyenangkan.
6. Mulailah rapat tepat waktu. Jika peserta yang hadir kurang dari 50%, tetapkan toleransi waktu yang wajar. 15 menit molor cukup wajar untuk memulai rapat dengan peserta seadanya dan berharap lainnya menyusul. Ini akan memberikan pembelajaran yang baik bagi siapapun.
7. Pastikan jalannya rapat sesuai dengan rundown yang telah diketahui bersama agar diskusi tidak melebar.
8. Catat jalannya rapat di lembaran minutes of meeting yang rapi. Jika memungkinkan langsung diketik di laptop. Selesai acara, sirkulasikan email tersebut kepada peserta rapat. Ini juga membantu mengingatkan ke seluruh peserta rapat untuk selalu berkomitmen pada keputusan rapat. Kalau di kampung saya, minutes of meeting ini diberikan dalam bentuk fotokopian. Sebaiknya paperless saja jika memungkinkan.
9. Ucapkan terima kasih kepada peserta yang hadir ketika acara usai. Sediakan waktu untuk semua peserta tanpa kecuali jika mereka ingin menyapa atau menanyakan sesuatu.
10. Beri credit title pada foto-foto milik peserta jika ingin mengunggahnya untuk kepentingan  publikasi pengundang.

Nah, semoga dengan saling menghargai waktu dan kepentingan orang lain, rapat dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan bersama. Perlu dipahami bahwa segala sesuatu yang diungkapkan diluar rapat tidak berarti apa-apa. Jika masih ada ganjalan tapi waktu terbatas, mintalah untuk dijadwalkan rapat berikutnya, jangan nggerundel ya, bu.