Agar Pesanan Craft Berjumlah Banyak Cepat Selesai

Salah satu keraguan saat akan menerima pesanan dalam jumlah banyak adalah bagaimana agar cepat selesai atau minimal tepat waktu.

Dulu, sewaktu masih bekerjasama dengan pengrajin, salah satu yang bikin stress adalah memantau pesanan agar selesai tepat waktu. Tak selalu mulus, bahkan beberapa kali ada kejadian yang membuat deg-degan. Kalau sudah begitu, keluarlah kata-kata sakti, "Udahlah, selesaikan beberapa saja dulu, nggak perlu semua, yang penting ada pengiriman. Lainnya bisa menyusul."

Rupanya tidak semudah itu memotong alur kerja mereka. Mereka bekerja seperti ban berjalan, selesai satu proses, mulailah proses berikutnya sampai selesai. Jadi, tidak bisa memotong beberapa ditengah proses untuk dikebut dulu. Begitu sampai proses akhir, maka seluruhnya akan berturut-turut rampung. Lebih pusing lagi jika tiap proses dikerjakan oleh vendor yang berbeda sehingga bisa gila-gilaan mengejar waktu berpindah dari satu proses ke proses lain yang berbeda lokasi. Mengapa harus begitu? 

Untuk pesanan dalam jumlah banyak, proses seperti ban berjalan itu sesungguhnya sangat menghemat waktu apabila direncanakan dengan baik dibandingnya jika menyelesaikannya satu per satu. Selain itu, upah yang disepakati sudah melalui uji coba berdasarkan waktu pengerjaan sehingga jika proses terganggu, hitungan upah menjadi tidak valid.

Sekarang setelah mengerjakan craft sendiri, saya belajar cara mengelola waktu pengerjaan dari nol. Ternyata sulit, ya. Heheheee.... Tapi itu harus dilakukan jika ingin maju, kan?

Berikut langkah yang perlu dilakukan agar pesanan craft dalam jumlah banyak cepat selesai.

1. Perhitungan Awal

Untuk pesanan ulang, langkah ini bisa skip. Untuk pesanan baru, langkah ini wajib karena hasilnya akan menjadi pola untuk sisa pesanan dan digunakan untuk menghitung harga produk.
Dahulu saya sering kesal jika pengrajin lama membalas pertanyaan saya tentang harga produk yang didesign pelanggan. Ternyata memang kita tidak bisa menggunakan ilmu kira-kira. Kita harus tahu posisi kain agar irit sewaktu pemotongan dan cara pengerjaan tercepat.
Semakin cepat prosesnya selesai, semakin kompetitif harga produknya dibandingkan produsen lain. Bisa saja sih kalau mau mementingkan asal modal bahan kembali ditambah mark up sekian persen. Itu sering dilakukan oleh pengrajin tradisional. Tapi jika seperti itu, keuntungan yang diperoleh sebenarnya semu karena komponen upah tenaga kerja tidak dimasukkan. Tidak jelas apakah mark up tersebut bisa menutup upah tenaga kerja sehingga yang kelihatan adalah kerja keras terus menerus tapi hasilnya tidak signifikan. Belum lagi jika pesanan tambah banyak dan harus menambah tenaga atau karyawan yang berarti harus menggaji. Karena sebelumnya tidak ada perhitungan tenaga kerja, jadi keuntungan yang diperoleh dari selisih modal bahan akan tergerus untuk menggaji atau mengupah. Maka tak heran melihat pengrajin tradisional yang mengerjakan banyak sekali pesanan tapi kesejahteraan mereka tidak banyak berubah.

Jika sudah mendapatkan bentuk dan cara pengerjaan yang memuaskan, mulailah mencatat. Kalau saya akan menggambar pola dan menulis hitungannya dalam sebuah buku untuk dokumentasi. Jika produk tersebut berukuran besar, pola tersebut saya gambar dalam skala perbandingan. Sebenarnya saya sudah punya sistem excel untuk menghitung harga produk tapi kok rasanya lebih enak jika gambar dan hitungan berdampingan. Selain itu, puas sudah mencoret-coret. Heheee....

2. Membuat Pola

Pola bisa dibuat di kertas apapun juga. Paling enak di kertas manila karena tidak terlalu lembek untuk digaris pinggirnya tapi masih bisa dilipat untuk penyimpanannya. Jangan lupa menuliskan nomor pola, produk yang dibuat, ukuran dan berapa lembar per produknya di kertas pola tersebut. Dengan pola ini, misal ada pesanan 10 buah, tidak perlu mengukur 10 kali diatas bahan. Cukup meletakkan pola diatas bahan, lalu garis pinggirnya. Ini menghemat waktu cukup banyak.

3. Menyiapkan Bahan

Dibandingkan dengan menggunting satu bagian bahan dan memprosesnya lalu berpindah ke bagian lain, lebih baik bahan untuk semua bagian disiapkan lebih dulu. Ini supaya jika ada kekurangan bisa langsung beli lebih dulu. Selain itu juga untuk menghindari kesalahan menghitung banyak bahan yang diperlukan.
Atur bahan berkelompok dan berurutan sesuai dengan prosesnya. Area kerja yang rapi juga sangat membantu mempercepat pekerjaan. Area kerja yang berantakan memungkinkan kita kehilangan beberapa bahan akibat tertutup tumpukan lain atau tak sengaja terbuang.

4. Memproses

Lakukan proses batch per batch, jangan satu-satu. Jika bosan karena melakukan hal yang sama selama beberapa waktu, bisa membagi bahan menjadi beberapa kelompok pemrosesan. Jadi tak harus mengambil langkah yang sama persis dengan pengrajin yang diupah borongan, dengan catatan jadwal pengiriman ke pemesan masih bisa terkejar. Memproses dengan per tahapan seperti ini akan membuat area kerja tidak acak-acakan sehingga penyelesaian lancar.
Dalam proses ini singkirkan semua benda yang tidak ada hubungannya, terutama yang tidak punya ruang khusus dirumah untuk mengerjakan pesanan. Proses produksi yang menyatu dengan kegiatan rumah akan memperbesar kemungkinan terjadinya kerusakan, ketumpahan minuman, terinjak dan sebagainya. Setiap kerusakan yang terjadi akan mengurangi keuntungan.

5. Penyelesaian

Dalam proses penyelesaian, letakkan produk yang sedang dibersihkan atau sudah siap kirim di tempat yang bersih pula. Sayang banget kan, sudah akan dibungkus malah terpercik kopi. Selalu lakukan pengecekan akhir di tempat yang terang benderang agar kerusakan kecil bisa terlihat. Jika sedang membungkus, jangan biarkan produk berserak didekatnya. Siapkan saja dulu packaging ya sesuai, baru kemudian pindahkan pesanan tersebut kedalamnya. Selain untuk menjaga kebersihan produk, juga agar tidak kotor akibat merapikan dan menyiapkan pembungkus.

Nah, karena proses menyelesaikan pesanan berjumlah banyak berbeda dengan ketika membuat pesanan satuan, maka harus melatih kesabaran untuk menunggu tumpukan pesanan yang sudah jadi setelah keseluruhan proses selesai seusai jumlah pesanan.

Semangat!