Siapkan 5 Alat Ini Agar Pesanan Olshopmu Cepat Terkirim

Punya online shop atau olshop itu sudah bukan merupakan sesuatu yang sulit untuk dilakukan saat ini. Punya produk sendiri ataupun tidak, skala besar maupun kecil, bisa diwujudkan oleh siapapun juga asal mau bergerak. Tidak punya tempat juga tidak masalah karena bisa dipajang di facebook atau instagram.

Akun instagram @beyouprojects

Apapun jualan kita, testimoni dan rekomendasi pembeli sangatlah penting untuk kelanjutan usaha kita. Karena itu, memberi kesan yang baik harus diusahakan. Respon pengiriman yang cepat adalah faktor penentu kepuasan pelanggan disamping produk yang bagus dan harga yang bersaing.

Berikut adalah peralatan yang sepertinya bisa dibuat kapan saja tapi bila sudah disiapkan dengan rapi akan memberikan perbedaan yang nyata sehingga pesanan olshop kita lebih cepat dikirim.

1. TEMPLATE REKAP

Pernah nggak pesan barang di olshop diluar platform e-commerce, kemudian kita dan pemilik olshopnya bolak-balik chat?
A: “Totalnya berapa sis?”
B: “Rp 100.000,-. Alamatnya mana?”
A: “Terban, Jogja.”
B: “No hpnya?”
A: “0832456789
B: “Kode posnya?”

Tak semua orang punya waktu senggang untuk bolak-balik menjawab. Kadang pembeli sedang di jalan atau memasak. Akibatnya informasi tidak segera dilengkapi dan pesanan tidak segera dibungkus. Lalu kapan dikirimnya?

Karena itu, siapkan template rekap pesanan di ponsel yang tinggal di-copy paste jika pembeli sudah setuju. Dalam template tersebut buatlah rekapitulasi pesanan dan cantumkan no rekening olshop serta daftar informasi yang dibutuhkan dari pembeli, yaitu nama, alamat, kode pos, telepon. Pembeli tinggal meng-copy paste dan mengisi semua informasi tersebut. Tahap ini bisa beres hanya dalam 2 kali berbalas chat saja.

Peralatan membungkus pesanan @beyouprojects

2. TEMPLATE KWITANSI DAN ALAMAT

Siapkan template satu lagi tapi di laptop untuk kwitansi dan alamat. Jika pesanan sudah dibayar dan informasi sudah didapat, langsung pindahkan ke kwitansi dan alamat. Usahakan kwitansi dan alamat dalam satu halaman sehingga satu alamat kirim bisa dicetak dalam satu lembar, tinggal digunting saja. Bagi yang menggunakan sistem kasir otomatis malah lebih mudah lagi, tinggal print. Jangan sampai tiap kali ada pesanan berlama-lama setting ini itu untuk mengetik alamat.

3. KANTONG KORAN

Produk saya adalah kerajinan jahit dengan bahan kain. Penggunaan kantong koran ini bukan ide baru saya melainkan sudah dilakukan banyak orang di pasar seni. Pertama kali saya melihat penggunaannya ketika membeli kaos The Beatles di Festival Kesenian Yogyakarta. Saya mulai menggunakannya ketika berjualan di Pasar Santai Jogja. Para pembeli tampak tidak keberatan sama sekali.

Saya membuat kantong dalam 3 ukuran, yaitu kecil, sedang dan besar. Jika ada pesanan, saya tidak perlu sibuk membungkus. Tinggal masukkan saja pesanannya lalu bagian atasnya direkatkan dengan sedikit isolasi.

Atas: Menggunakan lakban bening untuk menutup seluruh permukaan koran tampak tidak rapi. Bawah: Pembeli harus mencabik semua lapisan pembungkus untuk membuka.

4. GUNTING DAN ISOLASI

Jika tak ada gunting, gunakan saja cutter karena fungsinya hanya untuk memotong isolasi. Dahulu saya membeli isolasi yang lebar atau lakban  bening untuk membungkus seluruh permukaan koran agar terhindar dari basah. Tapi penampilannya jadi tidak bagus karena lakbannya mencang mencong.

5. PLASTIK WAYANG

Kebanyakan olshop fashion menggunakan plastik hitam seperti kresek untuk membungkus produk. Sayang ukurannya tidak fleksibel dan pembeli sering gemes ketika membuka karena banyaknya isolasi untuk menutup pinggirannya. Untung ada plastik Wayang yang lebih praktis. Tinggal dicemplungkan saja kantong korannya dan direkatkan dengan isolasi di bagian bukaan.

 Plastik Wayang menggantikan lakban jadi lebih rapi. Pembeli tinggal menyisipkan cutter atau gunting di bagian penutup untuk membuka isolasi perekat.

Bukannya kurir sudah menyediakan plastik? Iya, tapi tidak semua. Daripada menerka-nerka atau harus bertanya dulu, mendingan sudah langsung rapi ketika dibawa ke kurir. Lagipula selembar plastiknya murah banget.

Sebenarnya plastik PP (Polypropylene) Wayang ini bisa digunakan untuk makanan (food grade) karena dibuat dari biji plastik murni dan bersertifikat halal. Saya memilihnya karena bening, tidak mudah jebol, tidak mudah molor seperti plastik kerupuk di warung dan tidak terlalu kaku sehingga mudah tergores. Bahannya juga berkualitas, tidak mudah berembun yang bisa menyebabkan kain lembab jika ditumpuk bersama barang-barang lain di kurir.

Karena kualitasnya yang baik itulah, sayang jika plastik tersebut langsung dibuang ketika sampai di pelanggan. Plastik hanya sebagai alat proteksi dari basah ketika pengiriman. Kondisi plastik sampai di pembeli masih akan bagus. Ajaklah pembeli untuk menggunakan kembali plastik tersebut. Ajakan penggunaan plastik secara bijak ini bisa teman-teman tuliskan di bagian bawah kwitansi. Misalnya dengan kalimat “Dear customer yang baik, mari pergunakan kembali (reuse) plastik pembungkus kami.”

Kalau di sekitar tempat tinggal saya, plastik ini ada di toko peralatan kue dan dos.  Yang saya pakai ini ukurannya 15 x 30 cm. Tapi kalau males keluar, di Tokopedia, Bulalapak dan Shopee ada kok. Harganya sekitar Rp 11.000 satu pak isinya banyak.

Kemasan plastik PP Wayang seperti di bawah ini. Yang sebelah kiri itu kemasan lama, yang kanan kemasan baru. Kemasan barunya bagus, ya? Sebenarnya ada maksud lain dibalik kemasan yang elegan ini, yaitu agar tidak dipalsukan. Informasi produk di kemasan lama hanya berupa secarik kertas yang mudah digantikan.

Di kemasan baru, informasi produk langsung dicetak di kemasannya dan lebih lengkap. Teman-teman bisa melihat simbol food grade, rekor MURI, predikat Best Brand, serta telah tersertifikasi halal dan ISO 9001: 2015. Wah, ada rekor MURI juga? Wayang adalah merk plastik pertama yang menayangkan iklan televisi di Indonesia. Di bagian bawah kemasan ditutup dengan nama perusahaan yang memproduksi plastik PP Wayang, yaitu PT Panca Budi. Di kemasan lama tidak ada nama perusahaan. Dengan adanya nama perusahaan ini, pembeli jadi tahu kemana harus memberikan umpan balik apabila ada hal-hal yang berhubungan dengan produk yang dibelinya.

Informasi tentang ukuran plastik tersebut, ada di bagian belakang kemasan.

Standar Pengiriman Pesanan Beyouprojects

Standar saya sih kalau produknya ready atau ada stok, nggak sampai 5 menit sudah rapi terbungkus berikut kwitansi dan alamat setelah pembeli transfer. Jika tak ada pesanan lain, setengah jam kemudian sudah bisa memberikan nomor resi karena ada beberapa agen kurir yang berbeda dekat rumah, tergantung permintaan pembeli.

Tapi jika ada beberapa pesanan, saya mengatur efisiensi dengan menargetkan semua pesanan yang siap kirim harus sudah terbungkus rapi pada jam 11.00.  Jika ada pesanan yang belum selesai dijahit, maka diikutkan pengiriman keesokan harinya. Mengapa jam 11.00? Karena rata-rata cut off kurir itu jam 12.00 dan 14.00. Hanya saja, kadang karyawan penerimaan barang ada yang tidak mau melayani pada jam 12.00 dengan alasan istirahat. Bisa sih saya kirim sore hari, tapi sama saja paket keluar dari kantor tersebut keesokan harinya. Jika ada yang minta kilat, barulah saya usahakan jam berapapun karena untuk kiriman kilat, ada yang bisa cut off di waktu petang.

Nah, seperti itulah saya mengirim pesanan @beyouprojects agar cepat diterima pembeli. Semoga artikel ini bermanfaat bagi teman-teman.