Kerjasama UMKM Dengan Hotel? Ini Yang Perlu Dipersiapkan

Malam minggu lalu, saya kumpul dengan teman-teman lama. Salah satunya telah menjadi GM (General Manager) hotel berbintang 4 di Yogyakarta. Beliau mengajak saya yang seorang crafter untuk mengisi galeri kerajinan atau craft di lobi hotelnya. Sehari setelahnya, saya membaca sharing UMKM pembuat sandal hotel Cilegon di event JNE Goll...Aborasi Bisnis Online. Dua peristiwa beruntun itu memunculkan ide untuk membuat tulisan tentang hal-hal yang perlu dipersiapkan pemilik usaha UMKM, terutama para crafter, jika tertarik bekerjasama dengan perhotelan berdasarkan pengalaman saya. Semoga bermanfaat.

Produk saya untuk hotel dahulu ketika masih aktif di produk storage.

KONDISI BISNIS PERHOTELAN SETELAH PANDEMI

Dunia perhotelan tidak terlalu asing buat saya. Ketika masih muda, saya pernah mengajar hospitality conversation untuk anak-anak SMK. Usaha keluarga besar kami juga penginapan. Meski saya tidak terlibat secara operasional, tapi saya mengetahui setiap keputusan serta kadang membantu logistik dan perekrutan. Jadi saya paham bagaimana pandemi benar-benar merupakan musibah besar bagi dunia pariwisata, khususnya perhotelan.

Baca juga: Seperti Apa Sosok Yang Masuk Daftar 50 CEO Terbaik Di Indonesia

Teman saya itu kurang lebih curhat senada, hanya saja skalanya jauh lebih besar karena hotel yang dikelolanya sudah bintang 4. Alhamdulillah sekarang kondisi membaik, ditunjukkan dengan tingkat hunian yang berangsur normal. Di musim liburan, semua kamar hotel di Yogyakarta fully booked alias sold out. Ada harapan besar melihat perkembangan tersebut. Namun, jalan untuk recovery masih panjang. Untuk bisa mempercepat recovery, butuh kolaborasi dengan semua pihak.

UMKM DAN HOTEL SALING MEMBUTUHKAN

Pemilik usaha UMKM sering merasa berada di posisi inferior di hadapan pengelola hotel. Padahal sebenarnya kedua belah pihak saling membutuhkan. Setelah pandemi, hotel punya banyak kewajiban yang harus dipenuhi, terutama mengembalikan karyawan untuk bekerja setelah sebelumnya dirumahkan. Kolaborasi dengan UMKM akan mengurangi beban budget. Pengurangan anggaran pengeluaran sesedikit apapun itu sangat berharga pada saat ini. 

UMKM mendapatkan 2 keuntungan dari kerjasama dengan hotel, yaitu penjualan langsung dan promosi. Penjualan langsung adalah pembelian yang dilakukan oleh tamu hotel. Promosi bisa berupa konten yang diunduh di akun media sosial para tamu dan menyebar luas, maupun dari kartu nama yang mereka ambil. 

Baca juga: Berbagi Kiat Sukses Bisnis Online

Kerjasama ini tidak sebatas mengisi ruang pamer atau galeri hotel. Kolaborasi tersebut dapat berupa ikut pameran tematik, mendukung event hotel atau mengisi interior hotel. Banyak hotel yang membutuhkan interior unik yang tidak diproduksi pabrik. Saya sendiri pernah mengisi tempat tissu untuk kamar hotel ketika masih intens di storage.

Ketika berkolaborasi, kita mengharapkan hasil yang saling menguntungkan. Karena itu, pemilik usaha UMKM perlu melakukan beberapa persiapan.

PERSIAPAN KERJASAMA UMKM DENGAN HOTEL

1. Ketahui Selera Tamu Hotel

Salah satu yang kami obrolkan adalah bagaimana hotel jaman sekarang sudah mulai menggunakan big  data. Daftar tamu hotel tidak lagi hanya untuk memantau tingkat hunian hotel dan pembayaran, tapi juga dipakai sebagai dasar untuk menentukan berbagai keputusan, termasuk apa yang akan dimasak F&B (Food and Beverage) Department. Contoh lain adalah ketika Lebaran kemarin ternyata mayoritas tamu adalah Muslim, maka hotel teman saya tersebut menyelenggarakan sholat Idul Fitri untuk tamu, karyawan dan warga setempat.

Jadi, selera tamu hotel  tidak lagi berdasarkan perkiraan saja, tetapi sudah ada data pendukung yang jelas.

Darimana UMKM bisa mengetahui selera tamu? Tentu saja dengan bertanya kepada pihak hotel. Jangan malu untuk bertanya. Pihak hotel juga tidak ingin karya kita cuma jadi pajangan yang membosankan.

Sharing UMKM dengan pemilik usaha produk hotel yang difasilitasi JNE

2. Bentuk Kerjasama

Bentuk kerjasama menentukan apa, berapa dan bagaimana stok yang harus disiapkan UMKM. Jika untuk mengisi galeri hotel berbintang, pilih produk unggulan saja karena semua harus bisa ditampilkan secara maksimal. Tampilan galeri hotel berbintang harus bisa menyatu dengan keseluruhan tampilan lobi hotel.

Jika untuk pameran tematik, bisalah membuat stok lebih banyak. Tidak masalah ditumpuk asal rapi. Lokasi pameran tematik biasanya lebih luas, tidak berkesinambungan dengan interior hotel dan pengunjung lebih banyak.

Jika untuk mengisi interior hotel, kita harus bertanya dulu apakah boleh menyematkan brand kita di produk tersebut. Hotel sudah membeli produk tersebut sehingga ijin penempatan nama brand supplier adalah hak hotel sepenuhnya.

3. Sistem Penawaran

Meski kenal dengan sang GM, tapi pengurusan kerjasama akan dilakukan oleh karyawan di bagian yang bersangkutan. Jadi, tetap harus ada penawaran yang jelas. Teman-teman bisa membuat penawaran secara tertulis yang memuat nama usaha, jenis produk, spesifikasi, harga dan informasi lain yang dibutuhkan. Jaman sekarang mudah kok berkomunikasi dengan pihak hotel. Bisa melalui email atau whatsapp. Semua serba online. Tanda tangan juga sudah bisa dilakukan secara elektronik.  Mungkin teman-teman hanya perlu mengirimkan sample saja. 

Pilih kurir yang terpercaya seperti JNE agar sample tersebut diterima hotel secepatnya dan tidak rusak.

4. Sistem Pembayaran

Sistem pembayaran ini harus disepakati di awal kerjasama agar tidak terjadi perselisihan di kemudian hari. Terlebih jika sudah saling kenal atau berteman seperti saya dan teman saya. Kesepakatan tersebut justru untuk menjaga pertemanan agar tetap baik. 

Sistem pembayaran yang kami lakukan adalah titip jual. Saya hanya menitipkan produk di galeri hotel teman saya. Pengelolaan atau penjagaan menjadi tanggung jawab hotel. Pembayaran dilakukan jika ada yang laku. Termin pembayaran juga harus disepakati di awal, apakah seminggu sekali, tiap bulan dan sebagainya. Tiap hotel punya jadwal pembayaran supplier yang berbeda, jadi jangan sampai mengganggu dengan bolak-balik bertanya berapa yang laku.

Jika UMKM menyupplai untuk interior hotel, yang berarti produk UMKM dipesan atau dibeli manajemen hotel, maka yang perlu diperjelas adalah termin pembayaran. Tidak semua hotel membayar lunas, bahkan jarang yang membayar lunas di muka. Biasanya mereka sudah punya aturan termin pembayaran sesuai dengan progres pembuatan dan pengiriman produk tersebut.

Sedangkan untuk keperluan pameran, pembayaran langsung dari konsumen ke UMKM. Kadang hotel meminta fee karena sudah menyediakan fasilitas pameran. Tapi ada juga hotel yang menggratiskan semuanya untuk membantu UMKM atau memeriahkan event hotel.

Nah, bagaimana teman-teman? Tertarik bekerjasama dengan hotel? Jika teman-teman masih membutuhkan berbagai informasi tentang UMKM, silakan menyimak JNE Goll..Aborasi Bisnis Online.  Goll…Aborasi Bisnis Online 2022 akan dilakukan di 60 kota di seluruh Indonesia. Kota Cilegon merupakan kota ke-sembilan dari gelaran webinar JNE Ngajak Online 2022  Setelah Kota Cilegon, gelaran roadshow ini kembali hadir di Kota Pasuruan pada 19 Mei 2022.